La Unidad de Secretaría y Registro se concibe como una dependencia académico-administrativa, con responsabilidades de dirección y control dentro del ámbito universitario, que actúa como organismo de coordinación, de ejecución, de supervisión, de evaluación y de apoyo en los procesos referidos al ingreso, permanencia, traslado y egreso de los estudiantes; ingreso, ascenso y egreso del personal académico, administrativo y de servicios de la Universidad; registro y control de los títulos, diplomas y certificados que otorga la Universidad; producción y divulgación de la documentación y estadísticas en su área de competencia; resguardo de los archivos institucionales, la elaboración de las actas de los Consejos Directivos y la publicación de las decisiones ante la comunidad, así como el control de la correspondencia de los órganos de la alta jerarquía universitaria

La Secretaría como ente organizativo y de gestión, tiene como misión velar por el cumplimiento de la normativa legal y la ejecución de los procesos académico-administrativos referidos al estudiante de pregrado y postgrado y a los cursantes de extensión, a los miembros del personal académico, administrativo y de servicio; así como acreditar, certificar y divulgar la producción institucional ante la comunidad nacional e internacional. Actúa, además, como órgano de coordinación, de ejecución, de supervisión y de apoyo ante la autoridad, la Universidad y la sociedad, de acuerdo con las atribuciones que le señalan los reglamentos universitarios.

La Secretaría se plantea como visión, la realización total e integral de todas las funciones que la conforman, para el logro de la excelencia en cada una de sus áreas. Así mismo, se proyecta como una unidad organizacional efectiva que planifica, organiza, ejecuta y controla los procesos académico-administrativos para trascender efectivamente a otros entes de la estructura organizativa en beneficio propio, de la institución y de la sociedad en general considerando el fin para la cual fue creada en conformidad con lo establecido por el Reglamento General de la Universidad y la Ley de Universidades.

Son funciones de la Unidad de Secretaría y Registro, las siguientes:

  • Planificar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las actividades de las dependencias adscritas a la Unidad.
  • Organizar, controlar y resguardar el Archivo General del Instituto.
  • Producir la documentación que se genera como resultado de las reuniones del Consejo Directivo y del Consejo Académico del Instituto y comunicar oportunamente las decisiones tomadas por dichos Consejos.
  • Controlar la recepción y despacho de la correspondencia institucional.
  • Planificar, coordinar, supervisar y evaluar las actividades correspondientes al ingreso, permanencia y egreso de los estudiantes de los cursos de extensión del Instituto.
  • Expedir, certificar y registrar los documentos emanados del Instituto que no sean competencia de la Secretaría General de la Universidad.
  • Organizar, supervisar y evaluar los expedientes de los egresados del Instituto y coordinar las actividades que se deriven de esa función.
  • Planificar, coordinar, supervisar y evaluar la realización de los actos de grado del Instituto.
  • Elaborar y publicar trimestralmente la Gaceta del Instituto.
  • Elaborar anualmente la Memoria y Cuenta del Instituto para su publicación.